Termeni și Condiții

Partea I – Termeni și Condiții

1. Scop, Aplicabilitate și Structură Juridică

1.1. Scopul documentului

Prezentul document stabilește condițiile de utilizare ale serviciului AscultAI („Serviciul"), furnizat de APOLLOIQ SRL, societate cu răspundere limitată de drept român, cu sediul social în Cluj-Napoca, Aleea Eclipsei nr. 6, cam. 1, jud. Cluj, România, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J12/1855/2023, CUI 48052870 („Furnizorul"), și reglementează raporturile dintre Furnizor și Client privind accesul și utilizarea Serviciului.

1.2. Structura Acordului

Acest Acord este format din:

• Termenii și Condițiile (Partea I)
• Addendum-ul privind Prelucrarea Datelor (Partea II – DPA)

1.3. Utilizare exclusiv profesională

Serviciul este destinat exclusiv utilizării în scopuri profesionale, comerciale sau de business. Utilizarea Serviciului în calitate de consumator este expres exclusă.

1.4. Acceptarea Termenilor

Prin accesarea sau utilizarea Serviciului, Clientul și utilizatorii săi autorizați confirmă acceptarea Termenilor în vigoare la data utilizării.

2. Prezentare Generală

2.1. Descrierea Serviciului

APOLLOIQ SRL este o companie de tehnologie AI din Cluj-Napoca, România, care furnizează AI ca serviciu pentru profesioniști, pentru a crește productivitatea, a reduce birocrația și a îmbunătăți experiența profesională.

Aplicația „AscultAI" este un software de tip SaaS destinat captării, transcrierii și structurării conversațiilor, în scop de productivitate administrativă și organizare a informației. Caracteristicile cheie sunt transformarea vorbirii în text (speech-to-text), rezumarea textului și generarea de note structurate.

2.2. Rolul Serviciului

Serviciul oferă suport administrativ și de documentare. Nu este un sistem decizional și nu substituie raționamentul sau judecata umană.

2.3. Natura Serviciului

Serviciul este furnizat:

• pe bază de best effort;
• ca serviciu non-mission-critical;
• fără garanții privind performanța, disponibilitatea sau continuitatea;
• cu limitări tehnice inerente tehnologiilor de inteligență artificială și procesării audio.

3. Utilizarea în Contexte Medicale

3.1. Suport, nu Diagnostic

AscultAI oferă suport exclusiv pentru documentare administrativă. Nu furnizează diagnostice, nu propune tratamente și nu înlocuiește raționamentul clinic.

3.2. Verificare Umană Obligatorie

Orice document generat de AI trebuie verificat, corectat și validat integral de către clinician înainte de a fi salvat în dosarul oficial al pacientului. Output-ul generat nu are caracter de act medical până la validarea sa de către un clinician.

3.3. Interdicții explicite în context medical

Serviciul nu poate fi utilizat ca:

• suport unic pentru decizii clinice;
• instrument de diagnostic sau de prescriere;
• sursă unică de informații medicale pentru pacienți;
• înlocuitor al consultării medicale directe.

3.4. Responsabilitatea clinicianului

Clinicianul rămâne singurul responsabil pentru conținutul final al oricărui document medical.

4. Eligibilitatea Abonatului

Serviciul este disponibil următoarelor categorii de abonați:

• (a) Persoană Fizică: profesionist cu activitate legală, cel puțin 18 ani.
• (b) Persoană Juridică: entitate legal constituită.
• (c) Abonatul declară că are autoritatea de a încheia acest Acord.
• (d) Utilizarea în contexte reglementate: responsabilitate pentru respectarea reglementărilor specifice.

5. Definiții

În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au următoarele semnificații:

• „Documentație" = documentația de utilizare furnizată de Furnizor.
• „Utilizator Autorizat" = angajat/colaborator al Abonatului desemnat să acceseze Serviciul.
• „Limite de Scop" = limitările privind utilizarea Serviciilor.
• „Output" = orice text, transcriere, notă generat de Serviciu.
• „Servicii" = sensul stabilit în Secțiunea 2.

6. Conturi, Acces și Utilizatori

6.1. Conturi

Accesul la Serviciu se realizează prin conturi individuale.

6.2. Responsabilitatea Clientului

Clientul este responsabil pentru:

• administrarea utilizatorilor autorizați;
• securitatea credențialelor;
• toate activitățile realizate prin conturile sale.

7. Drept de Utilizare (Licență)

7.1. Licență Limitată

Furnizorul acordă Abonatului o licență limitată, mondială, neexclusivă, netransferabilă, nesublicențiabilă și revocabilă.

7.2. Perioadă de Probă

Orice perioadă de probă va fi supusă Termenilor, cu excepția celor de plată.

7.3. Restricții de Utilizare

Este interzisă:

• copierea, modificarea, dezasamblarea;
• crearea de lucrări derivate;
• revânzarea;
• utilizarea pentru benchmarking sau dezvoltarea unui produs competitiv;
• utilizarea în scopuri ilegale;
• accesarea neautorizată a infrastructurii.

8. Output, Comportament AI și Limitări

8.1. Caracterul output-ului

Output-ul generat de Serviciu are caracter orientativ și necesită verificare umană.

8.2. Limitări

Output-urile pot conține erori, omisiuni sau interpretări incorecte.

8.3. Responsabilitate

Clientul este singurul responsabil pentru utilizarea output-urilor.

8.4. Lipsa dependenței exclusive

Clientul nu se bazează exclusiv pe Serviciu.

9. Utilizare Permisă și Interzisă

Serviciul poate fi utilizat exclusiv în scopuri profesionale legitime. Este interzisă utilizarea pentru:

• activități ilegale;
• conținut abuziv;
• testare de securitate fără acord;
• automatizări care afectează stabilitatea.

10. Taxe și Plată

• (a) Tarife. Abonatul plătește tarifele planului ales, conform prețurilor afișate la momentul abonării.
• (b) TVA. Prețurile afișate includ TVA, la cota legală în vigoare.
• (c) Facturare recurentă. Abonamentul se facturează în avans, lunar sau anual, în funcție de planul ales. Prin abonare, Abonatul autorizează Furnizorul să debiteze automat metoda de plată înregistrată, la fiecare reînnoire, până la anularea abonamentului.
• (d) Anulare. Abonatul poate anula oricând, direct din contul său. Anularea produce efecte la finalul perioadei deja plătite, iar accesul rămâne activ până atunci.
• (e) Plată eșuată. În cazul unei plăți eșuate, Furnizorul poate reîncerca debitarea. Dacă plata nu se realizează în 14 zile de la scadență, accesul poate fi suspendat, cu notificare prealabilă.
• (f) Rambursare. Perioada de probă permite evaluarea gratuită a Serviciului. După începerea unei perioade facturate, sumele achitate nu se rambursează pentru perioada în curs, cu excepția cazurilor prevăzute de lege sau a unei indisponibilități prelungite imputabile Furnizorului. Anularea oprește facturarea viitoare.
• (g) Modificarea prețurilor. Furnizorul poate modifica tarifele, cu notificarea Abonatului cu cel puțin 30 de zile înainte. Modificarea se aplică de la următoarea reînnoire, iar Abonatul poate anula înainte de intrarea ei în vigoare.
• (h) Facturi. Facturile se emit electronic și se transmit prin email, conform legislației fiscale române.

11. Suport, Mentenanță și Disponibilitate

11.1. Suport Tehnic

Suportul tehnic este disponibil prin email la adresa suport@ascult.ai, luni–vineri, 09:00–17:00.

11.2. Mentenanță și Modificări

Furnizorul poate modifica funcționalitățile fără eliminarea celor esențiale.

11.3. Disponibilitate

Fără SLA, cu excepția acordului separat.

12. Date și Confidențialitate

12.1. Utilizarea Datelor

Datele sunt utilizate doar pentru furnizarea Serviciilor, statistici agregate și cerințe legale. Datele NU sunt utilizate pentru antrenarea modelelor AI.

12.2. Prelucrarea Datelor Personale

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează conform DPA (Partea II).

12.3. Confidențialitate

Obligația de confidențialitate este reciprocă între părți.

12.4. Securitate

Măsurile de securitate includ: autentificare obligatorie pe toate rutele Serviciului; control al accesului pe bază de roluri (RBAC); segregarea datelor pe utilizator și organizație; criptarea comunicațiilor prin HTTPS/TLS; criptare la repaus asigurată de platforma Azure; audit intern periodic.

13. Retenția, Ștergerea și Exportul Datelor

Datele sunt păstrate pe durata Contractului. La încetare, datele sunt șterse sau anonimizate. Clientul poate solicita exportul datelor.

14. Servicii Terțe

Serviciul poate utiliza infrastructură a unor terți. Furnizorul nu răspunde pentru indisponibilitățile acestora.

15. Suspendare și Restricționare

Furnizorul poate suspenda accesul în următoarele situații:

• utilizare abuzivă;
• riscuri de securitate;
• investigații;
• protejarea infrastructurii.

16. Termen și Încetare

• (a) Reînnoire automată, conform Secțiunii 10. Abonatul poate anula oricând din contul său, cu efect la finalul perioadei plătite. Pentru contractele încheiate separat, în scris, se aplică termenul de preaviz prevăzut în acestea.
• (b) Încetare pentru încălcare.
• (c) Încetare pentru comoditate cu preaviz de 30 zile.

17. Garanții și Exonerare

17.1. Garanțiile Abonatului

Abonatul garantează că:

• este autorizat legal;
• utilizează Serviciul în mod legal;
• este responsabil pentru acuratețea datelor furnizate;
• a obținut toate consimțămintele necesare.

17.2. Exonerare

Serviciile sunt furnizate „CA ATARE". Furnizorul nu garantează că sunt fără erori.

18. Despăgubire (Indemnizare)

Abonatul va despăgubi Furnizorul împotriva pretențiilor terților rezultate din utilizarea Serviciilor.

19. Limitarea Răspunderii

• (a) Excluderea daunelor indirecte.
• (b) Plafonul răspunderii: sumele plătite în ultimele 6 luni.

20. Proprietate Intelectuală

• (a) Furnizorul deține toate drepturile asupra Serviciilor.
• (b) Feedback-ul este cesionat Furnizorului.

21. Dispoziții Generale

• (a) Legea română, instanțele din Cluj-Napoca.
• (b) Modificări cu notificare de 15 zile.
• (c) Conformitate cu GDPR, Legea 190/2018.
• (d) Severabilitate.

Partea II – Addendum: Protocol de Prelucrare a Datelor (DPA)

Prezentul Addendum („Protocolul" sau „DPA") face parte integrantă din Acord și reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal de către Furnizor în numele Clientului, în conformitate cu Articolul 28 alineatele (3) și (4) din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR").

Tabelul A – Prelucrare, Date Personale și Persoane Vizate

1. Definiții

Definițiile și prevederile interpretative din Partea I se aplică și prezentului Protocol. În plus, următorii termeni au următoarele semnificații:

• „Operator" (Controller) – același înțeles ca în GDPR;
• „Persoana Împuternicită" / „Procesator" (Processor) – același înțeles ca în GDPR;
• „Sub-procesator" – orice terță parte desemnată să prelucreze Date Personale în numele Procesatorului;
• „Persoana Vizată" – același înțeles ca în GDPR;
• „Cerere a Persoanei Vizate" – o cerere formulată de sau în numele unei Persoane Vizate pentru exercitarea drepturilor sale;
• „Evaluare a Impactului asupra Protecției Datelor" (DPIA) – evaluarea de către Operator a impactului prelucrării preconizate;
• „Responsabil cu Protecția Datelor" (DPO) – același înțeles ca în GDPR;
• „Încălcare a Securității Datelor Personale" – același înțeles ca în GDPR;
• „Date Sensibile" – tipurile de date prevăzute la Articolul 9(1) sau 10 din GDPR;
• „Autoritatea" – Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal din România (ANSPDCP).

2. Furnizorul ca Persoană Împuternicită

2.1. Scop și domeniu de aplicare

Scopul prezentei Clauze este asigurarea conformității cu Articolul 28 alineatele (3) și (4) din GDPR. Clauza se aplică prelucrării Datelor Personale specificate în Tabelul A, care este parte integrantă a acesteia. Prezenta Clauză nu aduce atingere obligațiilor care revin Operatorului în temeiul GDPR și interzice explicit transferurile internaționale în afara SEE, cu excepția cazului în care se prevede altfel în scris, cu garanții adecvate.

2.2. Invariabilitate

Părțile se angajează să nu modifice prezenta Clauză, cu excepția adăugării sau actualizării informațiilor din Tabelul A. Aceasta nu împiedică Părțile să includă clauzele într-un contract mai larg sau să adauge garanții suplimentare, cu condiția ca acestea să nu contrazică prezenta Clauză și să nu prejudicieze drepturile Persoanelor Vizate.

2.3. Interpretare

Prezenta Clauză se citește și se interpretează în lumina prevederilor GDPR și nu va fi interpretată într-un mod care contravine drepturilor și obligațiilor prevăzute de GDPR sau care prejudiciază drepturile ori libertățile fundamentale ale Persoanelor Vizate.

2.4. Ierarhie

În cazul unei contradicții între prezenta Clauză și prevederile Contractului sau ale Părții I, prezenta Clauză prevalează.

2.5. Obligațiile Procesatorului

2.5.1. Instrucțiuni. Procesatorul prelucrează Datele Personale exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului, cu excepția cazului în care legea îi impune altfel; în acest caz, Procesatorul informează Operatorul despre acea cerință legală înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru din motive importante de interes public. Procesatorul informează imediat Operatorul dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă GDPR.

2.5.2. Limitarea scopului. Procesatorul prelucrează Datele Personale doar pentru scopurile specifice prevăzute în Tabelul A.

2.5.3. Durata. Prelucrarea are loc doar pentru durata specificată în Tabelul A.

2.5.4. Securitatea prelucrării. Procesatorul implementează cel puțin măsurile tehnice și organizatorice prevăzute în Tabelul A. Accesul la Datele Personale este acordat membrilor personalului doar în măsura strict necesară pentru executarea Contractului, iar persoanele autorizate s-au angajat să respecte confidențialitatea sau sunt supuse unei obligații legale de confidențialitate.

2.5.5. Date Sensibile. Atunci când prelucrarea implică Date Sensibile, Procesatorul aplică restricții specifice și garanții suplimentare: limitare strictă a scopului, restricționarea accesului și termenele de retenție prevăzute în Tabelul A.

2.5.6. Documentare și conformitate. Procesatorul răspunde prompt solicitărilor Operatorului privind prelucrarea și pune la dispoziția acestuia toate informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea cu prezenta Clauză. La cererea Operatorului, Procesatorul permite și contribuie la audituri, la intervale rezonabile și cu notificare prealabilă rezonabilă. Operatorul poate efectua auditul direct sau prin auditor independent și poate lua în considerare certificările relevante deținute de Procesator.

2.6. Sub-procesatori

(i) Autorizare generală. Operatorul acordă Procesatorului o autorizare generală, prealabilă și scrisă de a angaja Sub-procesatori pentru executarea unor activități specifice de prelucrare, în condițiile prezentei Clauze.

(ii) Lista Sub-procesatorilor. Sub-procesatorii în vigoare la data prezentului Protocol sunt cei prevăzuți în Tabelul A. Lista actualizată este disponibilă permanent, la cerere, prin email la vlad.repede@ascult.ai.

(iii) Notificarea modificărilor. Procesatorul notifică Operatorul cu cel puțin 30 de zile înainte de adăugarea sau înlocuirea unui Sub-procesator, prin email la adresa de contact a Operatorului.

(iv) Dreptul de obiecție. Operatorul poate obiecta motivat, în scris, în termen de 15 zile de la notificare. Părțile depun eforturi rezonabile pentru identificarea unei soluții. Dacă obiecția nu poate fi soluționată, Operatorul poate rezilia Contractul, fără penalități, cu privire la Serviciile afectate.

(v) Obligații impuse. Procesatorul angajează Sub-procesatori printr-un contract care le impune, în substanță, aceleași obligații de protecție a datelor ca cele prevăzute în prezenta Clauză. La cererea Operatorului, Procesatorul furnizează o copie a acestui contract, putând redacta informațiile confidențiale.

(vi) Răspundere. Procesatorul rămâne pe deplin răspunzător față de Operator pentru îndeplinirea obligațiilor Sub-procesatorului și notifică Operatorul cu privire la orice neîndeplinire a acestora.

(vii) Restricție teritorială. Orice Sub-procesator prelucrează Datele Personale exclusiv în Uniunea Europeană / Spațiul Economic European.

2.7. Localizarea datelor și transferuri internaționale

(i) Garanția localizării. Procesatorul garantează că toate Datele Personale prelucrate în temeiul prezentului Acord sunt stocate și procesate exclusiv în centre de date situate în Uniunea Europeană / Spațiul Economic European.

(ii) Interzicerea transferului. Nu se efectuează transferuri de date către țări terțe din afara SEE. Orice excepție viitoare necesită instrucțiuni scrise prealabile din partea Operatorului și se bazează pe mecanisme legale valide, cu notificarea prealabilă a Operatorului.

2.8. Asistența acordată Operatorului

Procesatorul notifică prompt Operatorul dacă primește o Cerere a unei Persoane Vizate și nu răspunde direct acesteia, decât dacă este autorizat de Operator. Procesatorul asistă Operatorul, ținând cont de natura prelucrării și de informațiile disponibile, în îndeplinirea obligațiilor privind: răspunsul la Cererile Persoanelor Vizate; efectuarea unei DPIA; consultarea prealabilă a Autorității; asigurarea exactității și actualizării Datelor Personale; și obligațiile prevăzute la Articolul 32 din GDPR.

2.9. Notificarea încălcărilor de securitate

În cazul unei Încălcări a Securității Datelor Personale, Procesatorul cooperează cu și asistă Operatorul în conformarea cu Articolele 33 și 34 din GDPR. Procesatorul notifică Operatorul fără întârzieri nejustificate după ce a luat cunoștință de încălcare, furnizând cel puțin: (a) descrierea naturii încălcării, inclusiv, unde este posibil, categoriile și numărul aproximativ de Persoane Vizate și de înregistrări vizate; (b) datele unui punct de contact de la care se pot obține informații suplimentare; și (c) consecințele probabile ale încălcării și măsurile luate sau propuse pentru remedierea acesteia, inclusiv pentru atenuarea eventualelor efecte adverse. Atunci când nu este posibilă furnizarea simultană a tuturor informațiilor, notificarea inițială conține informațiile disponibile, urmând ca restul să fie transmise ulterior, fără întârzieri nejustificate.

2.10. Neconformitate și încetare

În cazul în care Procesatorul își încalcă obligațiile din prezenta Clauză, Operatorul poate dispune suspendarea prelucrării până la conformare sau până la încetarea Contractului. Procesatorul informează prompt Operatorul dacă nu se poate conforma, indiferent de motiv.

Operatorul are dreptul de a rezilia Contractul, în măsura în care acesta privește prelucrarea Datelor Personale, dacă: (i) prelucrarea a fost suspendată, iar conformitatea nu este restabilită în termen de 30 de zile; (ii) Procesatorul se află în încălcare substanțială sau persistentă a prezentei Clauze sau a obligațiilor sale din GDPR; sau (iii) Procesatorul nu se conformează unei decizii obligatorii a unei instanțe competente ori a Autorității.

La încetarea Contractului, Procesatorul va șterge, la alegerea Operatorului, toate Datele Personale prelucrate în numele acestuia și va certifica ștergerea, sau le va returna Operatorului și va șterge copiile existente, cu excepția cazului în care legea impune păstrarea. Până la ștergere sau returnare, Procesatorul continuă să asigure conformitatea cu prezenta Clauză.

3. Obligațiile Operatorului

3.1. Temei legal și consimțământ

Operatorul este singurul responsabil pentru asigurarea temeiului legal al prelucrării. Operatorul garantează că a obținut toate consimțămintele și autorizațiile necesare de la persoanele ale căror conversații sunt procesate, înainte de a utiliza funcția de înregistrare a aplicației AscultAI. Consimțământul poate fi obținut în formă scrisă sau prin consimțământ verbal documentat în mod clar, în conformitate cu reglementările legale aplicabile. Operatorul poartă întreaga responsabilitate pentru a demonstra obținerea consimțământului.

3.2. Documentarea consimțământului

Pentru a facilita documentarea, șabloanele generate de Serviciu pot conține câmpuri predefinite care includ propoziția standard: „Persoană informată și de acord cu utilizarea transcrierii folosind AscultAI". Operatorul are obligația de a valida acest aspect și de a transfera informația în documentația aferentă, ca parte a documentării actului profesional.

4. Modificări ale Protocolului

4.1. Furnizorul poate actualiza prezentul Protocol, cu notificarea Operatorului cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare a modificării, în concordanță cu Secțiunea 21(b) din Partea I.

4.2. Nicio actualizare nu poate reduce nivelul de protecție a Datelor Personale prevăzut de prezentul Protocol sau garanțiile impuse de GDPR.

4.3. Dacă Operatorul consideră că o actualizare reduce material nivelul de protecție, poate obiecta motivat, în scris, înainte de data intrării în vigoare. Dacă obiecția nu poate fi soluționată pe cale amiabilă, Operatorul poate rezilia Contractul fără penalități.

4.4. Modificările convenite individual între Părți, prin derogare de la prezentul Protocol, produc efecte doar dacă sunt convenite în scris și semnate de reprezentanții autorizați ai ambelor Părți.